Terms & Conditions
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB oder Nutzungsbedingungen) für die Nutzung der SaaS-Lösung nebenleistung.de
Stand: 01.03.2025
(1) Geltungsbereich
1.1. Diese AGB gelten für sämtliche Verträge über die Nutzung der Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung, die die COOZINHA UG (haftungsbeschränkt) (im Folgenden „wir“, „uns“ oder „Anbieter“) mit ihren Gewerbekunden (im Folgenden „Kunde“ oder „Auftraggeber“) abschließt.
1.2. Abweichende oder ergänzende Regelungen gelten nur, wenn sie mit uns ausdrücklich schriftlich vereinbart wurden.
(2) Vertragsgegenstand
2.1. Gegenstand dieser Vereinbarung ist die Bereitstellung einer cloudbasierten SaaS-Lösung zur Verwaltung und Abrechnung monatlicher Entgelt-Nebenleistungen (z. B. Internetzuschüsse, digitale Essenszuschüsse) für Gewerbekunden.
2.2. Über die SaaS-Lösung können Kunden ihre eigenen Nutzerkonten (Mitarbeiter oder Unternutzer) anlegen, diese verwalten und bei Bedarf Einladungen versenden.
2.3. Die SaaS-Lösung ermöglicht es den Nutzern, Belege (z. B. PDF-Dateien) hochzuladen und diese um ergänzende Angaben (Betrag, Datum, Rechnungs-aussteller, Hinweistext) zu versehen.
2.4. Der Kunde erfasst und speichert dabei auch unternehmensbezogene Daten wie Standorte, Abteilungen, den Buchhaltungs-Kontenrahmen sowie Standardlohnarten.
2.5. Die SaaS-Lösung ermöglicht es dem Kunden gegebenenfalls auch vertriebliche Vermittlungsleistungen in Anspruch zu nehmen. Dabei können Verträge mit Drittanbietern (z. B. für ÖPNV-Karten oder Fitnesscenterverträge) in der Webanwendung dem betroffenen Mitarbeiter zuzuordnen oder entziehen.
(3) Leistungsbeschreibung
3.1. Wir stellen dem Kunden die SaaS-Lösung über ein nutzerzentriertes Webportal zur Verfügung, das – vorbehaltlich der Leistungsbeschreibung im jeweiligen Vertrag – ständig verfügbar ist.
3.2. Unsere Leistungen umfassen insbesondere:
(4) Vertragsabschluss und Registrierung
4.1. Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Kunden im Webportal und die ausdrückliche Annahme dieser AGB (z. B. per Checkbox) zustande.
4.2. Mit der Registrierung verpflichtet sich der Kunde, vollständige und wahrheitsgemäße Angaben zu machen und diese bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.
4.3. Die Zugangsdaten zum Benutzerkonto sind vertraulich zu behandeln. Der Kunde ist verpflichtet, jedwede unbefugte Nutzung seines Kontos unverzüglich an uns zu melden.
(5) Vergütung und Zahlungsbedingungen
5.1. Die Nutzung der SaaS-Lösung erfolgt gegen Zahlung der jeweils aktuellen, in unserer Preisveröffentlichung angegebenen Vergütung.
5.2. Die Vergütung wird im Voraus für den jeweils gewählten Leistungszeitraum fällig.
5.3. Sämtliche Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer.
5.4. Die Bezahlung erfolgt online über das in der SaaS-Lösung integrierte Zahlungssystem, das typische Prozesse für den elektronischen Zahlungsverkehr (wie etwa Lastschrift, Kreditkartenzahlung oder andere digitale Zahlungsmethoden) vorsieht.
5.5. Kommt der Kunde mit einer Zahlung in Verzug, werden die Zugänge nach einer schriftlichen Vorwarnung per E-Mail eine Woche später gesperrt, bis der ausstehende Betrag beglichen ist.
5.6. Bei Zahlungsverzug wird in der Software ein Hinweis für alle Nutzer angezeigt, der darauf aufmerksam macht, dass das Kundenkonto aufgrund ausstehender Zahlungen gefährdet ist.
Eine Nichtzahlung unterbricht oder beendet den Vertrag nicht.
5.7. Kommt der Kunde länger als zwei Monate in Zahlungsverzug, behalten wir uns das Recht vor, den Vertrag mit einer Kündigungsfrist von vier Wochen zu kündigen.
5.8. Nach Ablauf dieser Frist wird das Kundenkonto einschließlich aller Zugänge aufgelöst.
Der Kunde bleibt jedoch verpflichtet, den noch ausstehenden Betrag zu begleichen.
(6) Pflichten des Kunden und Mitwirkung
6.1. Der Kunde ist als Verantwortlicher für die von ihm in das System eingegebenen und gespeicherten Daten selbst verantwortlich.
6.2. Der Kunde verpflichtet sich, dafür Sorge zu tragen, dass alle gesetzlichen Vorgaben, insbesondere aus dem Datenschutzrecht, eingehalten werden.
6.3. Der Kunde hat dafür zu sorgen, dass seine Mitarbeiter bzw. Unternutzer sachgerecht in das System eingebunden werden.
6.4. Sofern wir technische Einschränkungen bei der Umsetzung von Weisungen des Kunden nicht beheben können, informieren wir den Kunden unverzüglich.
6.5. Die Durchführung von Remote-Kontrollen im Rahmen der technischen Möglichkeiten wird vereinbart – hiermit erkennt der Kunde an, dass weitergehende Kontrollansprüche nicht geltend gemacht werden können.
(7) Haftung und Freistellung
7.1. Wir haften im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften für Schäden, die aus vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzungen entstehen.
7.2. Der Kunde ist als Verantwortlicher für die übermittelten und in unserem System gespeicherten Daten seiner Mitarbeiter und Unternutzer verantwortlich.
7.3. Der Kunde stellt uns von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die sich aus der Verarbeitung dieser Daten ergeben, insbesondere aus datenschutzrechtlichen oder vertraglichen Ansprüchen.
7.4. Soweit der Kunde sein Benutzerkonto oder den Vertrag löscht, ohne zuvor eine vollständige Sicherung der Daten vorzunehmen, sind wir von sämtlichen Haftungsansprüchen freigestellt.
(8) Datenschutz und Datensicherheit
Die Regelungen zum Datenschutz finden Anwendung in der von uns bereitgestellten Datenschutzerklärung und der separaten Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung (ADV). Mit der Registrierung erklärt sich der Kunde mit der Verarbeitung seiner Daten gemäß diesen Dokumenten einverstanden.
(9) Vertragslaufzeit und Kündigung
9.1. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, sofern nicht im Einzelfall eine feste Laufzeit vereinbart wird.
9.2. Beide Parteien können den Vertrag unter Einhaltung der über den gebuchten Tarif vereinbarten Kündigungsfristen kündigen.
9.3. Bei Zahlungsverzug gemäß Ziffer 5 behalten wir uns ein Kündigungsrecht vor. Kommt der Kunde länger als zwei Monate in Zahlungsverzug, kann der Vertrag von uns mit einer Frist von vier Wochen gekündigt werden.
9.4. Vor der Schließung des Kundenkontos hat der Kunde über die bereitgestellte Downloadfunktion die Möglichkeit, alle verarbeiteten Daten eigenständig zu sichern. Nach Kontoschließung sind wir nicht verpflichtet, Daten wiederherzustellen oder zurückzugeben.
9.5. Eine Kündigung aufgrund von Zahlungsverzug beendet den Vertrag nicht hinsichtlich bereits entstandener Zahlungsverpflichtungen. Der Kunde bleibt verpflichtet, alle bis zum Ende des Vertrages anfallenden Beträge zu begleichen.
(10) Änderungen der Leistungen und AGB
10.1. Wir behalten uns das Recht vor, die SaaS-Lösung sowie diese AGB zu ändern, soweit dies zur Weiterentwicklung der Software oder zur Anpassung an gesetzliche Anforderungen erforderlich ist.
10.2. Änderungen werden dem Kunden rechtzeitig angezeigt. Sollte der Kunde den Änderungen widersprechen, kann er vom Vertrag zurücktreten.
(11) Schlussbestimmungen
11.1.Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
11.2.Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
11.3.Nebenabreden bedürfen der Schriftform.
Data Processing Agreement
Allgemeine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung (ADV)
(gemäß Art. 28 DSGVO - Stand: 01.03.2025)
1. Geltungsbereich und Gegenstand
Mit der Nutzung unserer kostenpflichtigen Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung, über die Gewerbekunden (im Folgenden „Auftraggeber“) einen Zugang für sich und ihre Mitarbeiter buchen, erklären Sie sich mit den nachfolgenden Bedingungen zur Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten einverstanden.
Wir, die COOZINHA UG (haftungsbeschränkt), agieren als Auftragnehmer im Sinne von Art. 28 DSGVO im Auftrag des Auftraggebers, der als Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auftritt.
2. Art und Zweck der Verarbeitung
Im Rahmen der Nutzung unserer SaaS-Lösung verarbeiten wir folgende Daten:
Kundendaten:
Beim Anlegen eines Accounts speichert der Auftraggeber auch Informationen zu seiner Organisation, wie Standorte, Abteilungen, den Buchhaltungs-Kontenrahmen und Standardlohnarten sowie Kontakt- und Abrechnungsdaten.
Mitarbeiterdaten:
Stammdaten der Mitarbeiter (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift), die entweder vom Auftraggeber oder von dessen Mitarbeitern in unserem System angelegt werden.
Abrechnungsdaten:
Daten zu den abzurechnenden Entgelt-Nebenleistungen (z.B. Internetzuschuss, digitaler Essenszuschuss) sowie entsprechende Buchhaltungsdaten.
Belegdaten:
Werden von Mitarbeitern hochgeladene PDF-Dateien; dabei ergänzt der Nutzer den Beleg um einen Datensatz mit Betrag, Datum, Rechnungsaussteller und einem Beschreibungs- bzw. Hinweistext.
Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung und der Betrieb der SaaS-Lösung zur Verwaltung und Abrechnung monatlicher Entgelt-Nebenleistungen sowie die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Buchhaltungspflichten. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. für die Lohnbuchhaltung) gelten, werden die entsprechenden Daten zunächst gespeichert und nach Ablauf der Fristen anonymisiert weiter aufbewahrt, bis der Auftraggeber diese Daten endgültig löscht.
3. Pflichten und technische/organisatorische Maßnahmen
Wir als Auftragnehmer verarbeiten die übermittelten Daten ausschließlich nach den Weisungen des Auftraggebers und im Rahmen der vereinbarten SaaS-Dienstleistung.
Wir verpflichten uns, alle datenschutzrechtlichen Vorgaben sowie die in dieser ADV festgelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) einzuhalten, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen.
4. Unterauftragsverhältnisse
Eine Beauftragung von Subunternehmern zur Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich nach vorheriger schriftlicher Information des Auftraggebers. Dabei stellen wir als Auftragnehmer sicher, dass auch diese Subunternehmer die in dieser Vereinbarung festgelegten datenschutzrechtlichen Verpflichtungen einhalten.
Unsere Webanwendung wird über den spezialisierten Hosting-Dienstleister Mittwald betrieben (https://www.mittwald.de). Mittwald stellt die Infrastruktur sowie damit verbundene Dienste bereit und unterliegt dabei eigenen, umfangreichen Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen. Diese Maßnahmen entsprechen den gesetzlichen Vorgaben und gewährleisten den Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten. Für detaillierte Informationen zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen von Mittwald verweisen wir auf deren Datenschutzerklärung unter: https://www.mittwald.de/datenschutz.
5. Rechte des Auftraggebers und Kontrollmöglichkeiten
[1] Der Auftraggeber behält alle Rechte als Verantwortlicher, insbesondere:
[2] Falls wir als Auftragnehmer aufgrund technischer oder sonstiger, objektiv begründeter Einschränkungen nicht in der Lage sein sollten, alle Weisungen des Auftraggebers vollumfänglich zu erfüllen, informieren wir den Auftraggeber umgehend.
[3] Der Auftraggeber nimmt zur Kenntnis, dass Kontrollmöglichkeiten ausschließlich remote und im Rahmen der vorhandenen technischen Möglichkeiten durchgeführt werden können. Diese Regelung entbindet uns von der Pflicht, Anforderungen zu erfüllen, die über das technisch Machbare hinausgehen.
6. Beendigung der Verarbeitung
Der Auftraggeber hat über die von uns bereitgestellten Funktionen jederzeit - solange sein Benutzerkonto aktiv ist – die Möglichkeit, alle im Rahmen dieser Vereinbarung verarbeiteten personenbezogenen Daten eigenständig herunterzuladen. Mit dem Herunterladen der Daten erklärt sich der Auftraggeber einverstanden, dass wir als Auftragnehmer nach der Schließung des Benutzerkontos nicht verpflichtet sind, die Daten in irgendeiner Form zurückzugeben oder wiederherzustellen.
Wir übernehmen keinerlei Haftung für Datenverluste oder sonstige Ansprüche, die daraus resultieren, dass der Auftraggeber sein Konto oder den Vertrag löscht, ohne zuvor eine vollständige Sicherung der Daten vorgenommen zu haben.
7. Haftung
Wir haften für Schäden, die aufgrund von schuldhaften Verstößen gegen die in dieser Vereinbarung festgelegten Datenschutzpflichten durch uns entstehen, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften. Es wird ausdrücklich keine Vertragsstrafe vereinbart.
Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die von ihm übermittelten und in unserem System gespeicherten Daten seiner Mitarbeiter und Unternutzer der SaaS verantwortlich. Der Auftraggeber stellt uns als Auftragnehmer von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus der Verarbeitung dieser Daten resultieren. Insbesondere haftet der Auftraggeber für etwaige datenschutzrechtliche oder vertragliche Ansprüche Dritter, die sich aus der Nutzung, Eingabe oder Bereitstellung dieser Daten ergeben.
8. Schlussbestimmungen
Anlage: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) für nebenleistung.de
Zugangs- und Zugriffskontrolle:
Kommunikationssicherheit:
Server- und System-Sicherheit:
Hosting und Rechenzentrum:
Backup und Wiederherstellung:
Monitoring und Protokollierung:
Mitarbeiterschulung und Sensibilisierung:
Notfall- und Incident-Response-Management:
Datenschutzmanagement und Dokumentation: